Imaginea 1 din 9
Când vine vorba de aruncarea documentelor de zi cu zi, rareori este nevoie să te aventurezi dincolo de fila Word’s Home. Dar ascunse în interfață, există o mulțime de instrumente suplimentare care așteaptă să fie descoperite. Aceste caracteristici nu sunt cu adevărat „secrete”, dar mulți utilizatori nu le găsesc niciodată – și vă pot economisi timp și efort considerabil.
Mai jos vă prezentăm primele 20 de caracteristici ușor de trecut cu vederea în Word. Multe dintre ele sunt în Word de un deceniu sau mai mult și pot fi găsite în meniurile Word XP și Word 2003, dar ne vom concentra pe interfața cu panglică din Word 2007 și mai sus, care a fost, până la urmă, inventată pentru a ajuta utilizatorii găsesc caracteristicile mai ezoterice ale software-ului.
1. Selectați Formatare similară
Într-o lume ideală, fiecărui element din documentul tău i-ar fi atribuit un stil. Dar dacă te-ai bazat pe formatarea locală, este totuși ușor să faci modificări globale. Secțiunea Editare, din extrema dreaptă a filei Acasă, include opțiunea la îndemână „Selectați tot textul cu format similar”. Acest lucru vă permite să evidențiați cu ușurință toate titlurile ad-hoc, subtitrările și așa mai departe simultan și să le modificați aspectul dintr-o singură lovitură – sau să aplicați un stil pentru o gestionare mai ușoară în viitor.
2. Panoul Clipboard
Panoul clipboard oferă o modalitate convenabilă de a păstra mai mult de un element în clipboard simultan. Faceți clic pe pictograma mică pop-out din secțiunea Clipboard din fila Acasă pentru a o deschide. Până la 24 de operații recente de tăiere și copiere sunt memorate și puteți face clic pe oricare dintre ele pentru a o lipi în punctul de inserare. Meniul derulant Opțiuni din partea de jos vă permite să controlați când apare panoul Clipboard; o opțiune este să o faceți să apară când apăsați Ctrl+C de două ori.
3. Traduceți
Opinia cuvântului | Funcția de traducere trimite textul documentului pe pagina web Microsoft Translator și afișează o traducere într-o fereastră de browser. În Word 2010 și 2013, puteți activa și Review | Traduceți | Mini Translator, care prezintă un sfat explicativ fantom atunci când treceți cu mouse-ul peste un pasaj selectat de text; mutați cursorul pe acesta pentru a vedea o traducere pop-up în limba selectată. Există zeci de limbi din care să alegeți: răsfoiți-le selectând Alegeți limba de traducere din meniul derulant Traducere.
4. Kerning
Software-ul profesional de publicare desktop acceptă kerning – ajustarea selectivă a spației dintre caractere pentru a face textul mai plăcut din punct de vedere estetic. Word nu face acest lucru în mod implicit, dar poate fi activat făcând clic pe pictograma pop-out din secțiunea Font din fila Acasă și bifând caseta etichetată „Cerning for fonts”; introduceți o dimensiune minimă a punctelor în caseta din dreapta. Dacă utilizați kerning pe fonturi mici, totuși, literele pot părea să ruleze împreună, ceea ce reduce lizibilitatea.
Pentru un acces mai ușor, utilizați comanda rapidă de la tastatură CTRL+D sau CMD+D pe un Mac. Această comandă rapidă vă va duce direct la ecranul Fonturi, indiferent de versiunea pe care o utilizați. Cei care rulează Word 2007 sau o versiune anterioară vor trebui să verifice opțiunea Spațiere dintre caractere. Dacă rulați o versiune ulterioară, selectați fila „Avansat” din partea de sus a ferestrei pop-up, așa cum se arată mai sus.
5. Inserați diagramă
Dacă doriți să includeți o diagramă Excel în documentul dvs., nu trebuie să părăsiți Word. Selectând Inserare | Graficul din Word va deschide o vizualizare Excel în miniatură, în care vă puteți edita sau importa datele. Închideți fereastra Excel după ce ați terminat - va fi prezentată sub formă de diagramă în Word. În partea de sus a ferestrei Word, filele Instrumente diagramă vă oferă control deplin asupra designului și aspectului diagramei dvs., astfel încât nu este nevoie să lansați manual Excel.
6. SmartArt
SmartArt vă ajută să ilustrați procesele și relațiile prin aproape 200 de aspecte pre-proiectate pentru organizații piramidale, cicluri, ierarhii, matrici și multe altele. Pentru a-l folosi în Word, faceți clic pe Inserare | SmartArt și selectați un șablon. Apoi introduceți etichetele în panoul plutitor care apare și trageți mânerele pentru a redimensiona SmartArt. Dacă doriți ca acesta să plutească peste documentul dvs., puteți realiza acest lucru cu ușurință creând o casetă de text (prin Inserare | Casetă de text) și plasând SmartArt-ul în interiorul acesteia.
7. Inserați captură de ecran
Dacă scrieți un tutorial – sau pur și simplu doriți o modalitate ușoară de a include în documentul dvs. o imagine dintr-un alt program – puteți prelua o zonă a desktopului Windows selectând Inserare | Captură de ecran; meniul drop-down vă permite să importați direct orice fereastră deschisă ca imagine. Alternativ, puteți selecta opțiunea Screen Clipping pentru a trage un dreptunghi cu mouse-ul și a captura o zonă personalizată a ecranului.
8. Introduceți Quick Parts
Companiile trebuie adesea să creeze scrisori și documente care conțin elemente sau paragrafe standard, cum ar fi o adresă. Funcția AutoText a Word vă poate ajuta. Selectați un pasaj de text, apoi selectați Inserare | Piese rapide | AutoText | Salvați selecția în galeria de text automat. Acum puteți reinsera acel text în orice document selectându-l din Inserare | Piese rapide | meniul AutoText. De asemenea, puteți configura Quick Parts pentru elemente precum numele companiei și adresa de e-mail, iar în Building Blocks Organizer puteți configura și șabloane și obiecte cu acces rapid.
Rețineți că această opțiune nu este disponibilă pentru utilizatorii de Mac în momentul scrierii.
9. Similizare
Permiterea cuvântului ciudat să se răspândească pe două rânduri poate îmbunătăți aspectul documentului. Poate împiedica marginea din dreapta să devină prea zdrențuită sau, în textul pe deplin justificat, poate împiedica apariția unor „insule” mari de spațiu alb între fiecare cuvânt. Word poate separa automat cuvintele după cum este necesar, dar caracteristica este dezactivată în mod implicit: pentru a o activa, accesați fila Aspect pagină și selectați Silabe | Automat.
10. Numerele liniilor
Dacă vă referiți la cod, documente juridice sau chiar poezie, este posibil să doriți să vă numerotați rândurile pentru o referire ușoară. Instrumentul de liste numerotate al Word aplică setări de indentare care ar putea să nu fie ceea ce doriți: selectați Aspect pagină | Numere de linie în schimb și Word vor aplica o numerotare ordonată în marginea documentului. În mod implicit, numerotarea liniilor este aplicată întregului document, dar îl puteți face să omite textul selectat selectând Line Numbers | „Suprimați pentru paragraful curent”.
11. Semnături digitale
Nu este întotdeauna evident dacă un document digital este un original autentic. Pentru a semna un document cu o cheie de criptare personală, accesați fila Fișier (sau orb în Word 2007), selectați Protejați documentul și alegeți „Adăugați o semnătură digitală”; vi se va solicita să salvați documentul înainte ca semnătura dvs. să fie adăugată. Semnătura va fi automat invalidată în cazul în care documentul este modificat, astfel încât prezența acestuia este o garanție a autenticității. Dacă doriți să invitați pe altcineva să semneze un document, accesați fila Inserare și, în secțiunea Text, selectați Linia semnăturii.
12. Filigran
Când distribuiți o versiune nefinalizată a unui document sau partajați ceva privat cu un coleg de serviciu, este util să puteți marca pagina, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire ce tip de document este. Meniul derulant Filigran, sub fila Aspect pagină, vă permite să adăugați un filigran mare, gri, care spune „SCHIMBĂ”, „CONFIDENTIAL” sau „URGENT” în două clicuri. Selectați Filigran personalizat pentru a plasa propriul text sau o imagine.
Utilizatorii Mac vor trebui să folosească fila „Inserare” din partea de sus a ecranului computerului pentru a accesa opțiunea Filigran.
13. Citate
Pentru lucrările academice, Word vă poate ajuta, de asemenea, să vă gestionați citările. În fila Referințe, veți găsi un buton pentru Gestionarea surselor; aici, puteți introduce detaliile fiecărei lucrări la care faceți referire, apoi puteți introduce referințe la acestea făcând clic pe meniul derulant Inserare citare. Puteți alege un format de citare din 14 stiluri recunoscute, inclusiv standardele APA și MLA, iar la final, puteți genera o bibliografie cu un singur clic.
14. Macro-uri
Interfața de scripting a Office este cel puțin sofisticată, dar dacă doriți să automatizați o sarcină simplă și repetitivă, nu este nevoie să introduceți o linie de cod. În fila Vizualizare, faceți clic pe meniul drop-down Macro și selectați Înregistrare macrocomandă. În caseta de dialog care se deschide, alegeți un buton sau o comandă rapidă de la tastatură (nu uitați să faceți clic pe Atribuire pentru a confirma alegerea); apoi executați sarcina pe care doriți să o automatizați. Când ați terminat, reveniți la meniul drop-down și selectați Opriți înregistrarea. Acum apăsând butonul sau combinația de taste aleasă de dvs. în orice moment, veți repeta operațiunile pe care le-ați înregistrat.
15. Vedere contur
Dacă utilizați Word pentru un proiect mare, cum ar fi o dizertație de facultate sau un roman, poate fi util să împărțiți documentul în secțiuni și subsecțiuni. Accesați Vizualizare | Contur pentru a accesa un afișaj ierarhic care vă permite să marcați titlurile și să restrângeți corpul textului de sub ele; aceasta vă oferă o imagine de ansamblu clară a documentului dvs., care poate fi reorganizat fără efort prin mutarea secțiunilor. De asemenea, puteți colecta mai multe documente într-un singur proiect principal: faceți clic pe Afișare document în secțiunea Document principal din fila Structură pentru a importa sau crea subdocumente.
16. Culoarea paginii
Dacă doriți ca documentul dvs. să iasă în evidență, puteți utiliza Aspectul paginii | Meniu derulant Culoarea paginii pentru a aplica o spălare de fundal; selectați Efecte de umplere și puteți adăuga modele și texturi. Umplerile și modelele sunt aplicate automat tuturor paginilor documentului. De asemenea, deși le puteți vedea pe ecran, nu sunt tipărite, astfel încât nu vor interfera cu lizibilitatea copiilor dvs. pe hârtie.
Unii utilizatori pot găsi selecția Culorile paginii în fila „Design”, în funcție de versiunea Microsoft Word și de sistemul pe care îl utilizați.
17. Inserați index
O a treia caracteristică utilă pentru lucrări mai lungi este capacitatea de a genera automat un index. Pentru a utiliza această caracteristică, trebuie mai întâi să vă marcați referințele în text selectând cuvântul sau expresia relevantă, apoi făcând clic pe Referințe | Inserați index. După ce v-ați marcat toate cuvintele, faceți clic pe Inserare index pentru a crea un index. Acesta va conține referințe la cazurile pe care le-ați marcat și legături de auto-actualizare către numerele paginilor pe care apar.
18. Combinați și comparați documente
Word poate compara sau combina automat două documente: veți găsi instrumentul sub Revizuire | Comparaţie. Dacă preferați să faceți singur treaba, faceți clic pe Vizualizare | Vedere Alăturat; acest lucru vă va poziționa automat documentele unul lângă celălalt la factori de zoom identici, astfel încât să puteți privi cu ușurință înainte și înapoi între ele. Dacă faceți clic pe butonul Derulare sincronă, acestea vor derula chiar în sus și în jos în pas de blocare atunci când mutați cursorul sau glisați bara de defilare.
19. Inspector de documente
Ofițerii de presă și funcționarii publici s-au abătut în trecut pentru a distribui documente cu informații sensibile încorporate în metadatele lor sau care pot fi recuperate prin opțiunea Urmăriți modificările din Word. Nu faceți aceeași greșeală: în secțiunea Informații din fila Fișier (sau Orb în Office 2007), veți găsi o selecție de opțiuni în meniul derulant „Pregătiți pentru partajare” care vă permit să verificați informații ascunse (și confirma compatibilitatea cu alte ediții de Word).
20. Personalizați panglica
Interfața tip panglică a fost proiectată pentru a fi mai stabilă decât interfața Office 2003, extrem de personalizabilă. Cu toate acestea, dacă selectați Fișier | Opțiuni | Personalizați Panglica, puteți adăuga funcții noi și le puteți elimina pe cele pe care nu doriți să le vedeți. Puteți adăuga funcții care în mod normal nu sunt deloc expuse - există o selecție utilă de „Comenzi care nu sunt în panglică” – și chiar să vă creați propriile file. Dacă acest lucru este prea complicat, puteți personaliza bara de instrumente Acces rapid care apare în partea de sus a ecranului utilizând săgeata minuscul dropdown din capătul său din dreapta.
